Основное правило: излагайте идею ясно, лаконично и четко. Так же, как и при написании пресс-релиза, думайте, о чем вы хотите сказать и не усложняйте. Помните, что люди могуть получать множество электронных писем и не обладать достаточным количеством времени для прочтения их всех.
Предметная строка
ДАВАЙТЕ краткое и ясное обозначение своему электронному письму, напр., "Заявление на получение субсидии на проект"
НЕ делайте заголовок неясным или слишком длинным, напр. "Ходатайство об оказании помощи от Молдавской коалиции против дискриминации детей с..."
Приложения
ДОБАВЬТЕ приложение в электронном письме, если оно содержит важную информацию
НЕ добавляйте целое электронное сообщение в качестве приложения – открытие такого приложения заставит читателя проделать дополнительные действия и даст основание воспользоваться кнопкой "удалить". Также, иногда могут возникнуть проблемы при получении приложений.
НЕ добавляйте бесконечные приложения, в особенности логотипы организации и графику. Они могут быть заражены вирусами и слишком долго скачиваться, в особенности, у кого интернет подключается через модем.
Для кого вы пишете
ВЫЯСНИТЕ, кто является контактным лицом, которому вы можете адресовывать электронные письма.
ПИШИТЕ максимально вежливо и заинтересованно.
НЕ пишите так, как будто вы отправите данное письмо еще сотне людей. Люди склонны читать и принимать во внимание электронные письма, если они адресованы им или, по крайней мере, организации, в которой они работают.
НЕ пишите адрес, номер телефона и т.д. получателя вверху электронного письма (как в обычном письме). В этом нет необходимости и может выглядеть чересчур формально.
Шрифт и стиль
ИСПОЛЬЗУЙТЕ простой, стандартный шрифт.
НЕ используйте крупный шрифт, различные цвета, заглавные буквы или картинки/фотографии, за исключением, если это необходимо/уместно. Это может выглядеть непрофессионально и занять лишнее время при скачивании. Яркие цвета могут осложнить прочтение электронного письма людям с нарушениями зрения.
Контактные данные
УДОСТОВЕРЬТЕСЬ, что вы дали корректные данные. Вы можете удивиться, узнав, как часто электронные адреса пишутся с ошибками или не работают.
УКАЖИТЕ полное название организации, почтовый адрес, номер телефона и факса (если есть) и адрес электронной почты. Если электронное письмо содержит информацию для публикации, убедитесь, что вы согласны, если данные будут сделаны общедоступными. Если нет, скажите об этом.
УЗНАЙТЕ, каким является официальный язык организации, к которой вы обращаетесь. Если это не ваш родной язык, найдите говорящего на данном языке для проверки ошибок. Примите к сведению, что вы можете отправлять электронные письма в CRIN на английском, французском, русском и испанском языках.
НЕ размещайте некорректную информацию или данные, которые вы хотите сохранить в тайне. Если электронное письмо содержит деликатную или конфиденцеальную информацию, поясните это.
Содержание
ПИШИТЕ просто, четко объясняя, что вы хотите или что предлагаете.
СОКРАТИТЕ электронное письмо насколько возможно – не длиннее одной страницы.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ короткие, простые слова (смотрите выше: пресс-релизы).
НЕ наполняйте письмо неважной информацией, на прочтение которой у читателя может не быть времени.
ОПАСАЙТЕСЬ мошеннических писем. Для примеров посетите: http://www.419baiter.com/