La principal regla es ser claro, conciso y directo. Al igual que con las notas de prensa, piensa qué es lo que quieres decir, y no te compliques. Recuerda que existe la posibilidad de que los destinatarios de este email reciban muchos al cabo del día, por lo que no tengan tiempo a leerlos todos correctamente.
Asunto
SI utiliza una indicación corta y clara de tu email, ejemplo “Solicitud de beca para proyecto”.
NO utilices un título vago o demasiado largo, ejemplo “sumisión de la Coalición Nigeriana en contra de la discriminación infantil para asistir con...” etc etc.
Documentos adjuntos
SI incluye un archivo adjunto si contiene información importante en base al propósito de tu email.
NO incluyas todo el email como un archivo adjunto. El tener que abrirlo da al lector algo más que hacer, y le da más razones para eliminarlo. Además, hay veces en las que se crean incompatibilidades o problemas al recibir datos adjuntos.
NO añadas archivos adjuntos interminables, en especial el logo de la organización o gráficos. Estos archivos pueden contener virus y pueden requerir un mayor tiempo de descarga en algunos usuarios, sobre todo aquellos que trabajan con internet “dial-up”.
Receptor
SI busca a una persona de contacto a la que le puedas remitir tu email.
SI escribe el email con la mayor cordialidad y calidez posible.
NO escribas un email que parezca que se lo estés enviado a cientos de personas. Una persona estará más dispuesta a leer y considerar un email si éste está dirigido a él, o al menos a la organización para la que trabaja.
NO escribas la dirección, el número de teléfono, etc del destinatario al inicio del email, es decir, como en una carta. No es necesario y puede quedar excesivamente formal.
Fuente y estilo
SI utiliza una fuente simple y estándar.
NO utilices una fuente grande, ni colores diferentes, ni mayúsculas ni imágenes a no ser que sea necesario o relevante. Puede parecer poco profesional y puede llevar un mayor tiempo de descarga. Los colores brillantes pueden dificultar la lectura del email a personas con discapacidad visual.
Datos de contacto
SI ¡asegúrate de que has incluido correctamente los datos! Podrías sorprenderte lo habitual que es escribir el correo electrónico mal deletreado o que no funcione.
SI se ha de incluir el nombre completo de la organización, la dirección postal, un número de teléfono y fax (si se dispone de uno), dirección web (si se dispone de una) y la dirección de correo electrónico. Si el email contiene información para la publicación, asegurate de que estás de acuerdo con que estos detalles se hagan públicos. Sí no, dilo.
SI investiga cuál es el idioma de la organización a la que escribes para trabajar. Si no es tu lengua materna, prueba e intenta conseguir a alguien que hable dicho idioma para que corrija tus errores. Ten en cuenta que puedes enviar emails a CRIN en inglés, francés o español.
NO incluyas información errónea, o detalles que quieras mantener en privado. Si un email contiene información sensible o confidencial, tienes que dejarlo claro.
Contenido
SI escribe en un estilo simple, explicando claramente qué es lo que quieres o qué es lo que ofreces.
SI intenta que los emails sean lo más breves posible, no más de una página.
SI utiliza palabras cortas y simples (mira nuestra sección escribir una nota de prensa)
NO llenes el email con información irrelevante que el lector puede que no tenga tiempo a leer.
Siempre ten cuidado a los emails fraudulentos, por ejemplo en cómo se ve esta página web al visitarla www.419baiter.com.