Soumis par crinadmin le
La rĂšgle principale est: soyez clair, concis, et direct. Comme pour les communiquĂ©s de presse, pensez Ă ce que vous allez dire, et ne compliquez pas vos propos. Rappelez-vous que la personne Ă qui vous envoyez votre e-mail en reçoit une quantitĂ© importante et il se pourrait quâelle ne soit pas capable de les lire consciencieusement. Le sujet: Veuillez dĂ©crire briĂšvement et clairement le propos de votre e-mail, par exemple: âPostulation pour le projet de bourseâ. Ne pas faire de titre trop vague ou trop long. Les fichiers joints: Ne pas joindre le contenu de votre e-mail comme fichier joint. Le lecteur sera alors obligĂ© dâeffectuer une manipulation supplĂ©mentaire et ainsi lâinciter a lâeffacer. Aussi, il se peut quâil y ait des problĂšmes Ă recevoir des fichiers par e-mail. Ne pas joindre de gros fichiers, particuliĂšrement des graphiques ou des logos dâorganisations. Ceux-ci peuvent comporter des virus ou peuvent prendre trop du temps Ă tĂ©lĂ©charger, cela est surtout vrai pour ceux qui travaillent avec une connexion tĂ©lĂ©phonique. Le rĂ©cipiendaire Envoyez cet e-mail le plus poliment et le plus chaleureusement possible. Nâenvoyez pas dâe-mail qui ressemblerait a un envoi collectif. Chaque personne est plus susceptible de lire un e-mail qui lui est adressĂ© personnellement, ou adressĂ© Ă lâorganisation pour qui il travaille. NâĂ©crivez pas lâadresse ou le numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone de lâenvoyeur au dĂ©but de lâe-mail (comme sur une lettre). Cela n est pas nĂ©cessaire et cela aurait lâ air un peu trop formel. Le style et la forme Nâutilisez pas une forme hors-norme, câest-Ă -dire, des majuscules, des photos et des couleurs qui ne seraient pas pertinentes pour le lecteur. Cela pourrait ĂȘtre perçu comme un style non-professionnel et cela pourrait prendre du temps Ă tĂ©lĂ©charger. De plus, les couleurs vives peuvent ĂȘtre difficiles Ă lire pour les personnes avec des problĂšmes de vue. Les cordonnĂ©es Veuillez toujours envoyer le nom complet de lâorganisation et non pas ses initiales. Son adresse postale, le numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone et de fax (au besoin), lâadresse web et lâadresse e-mail. Si votre e-mail contient des informations utiles Ă publier. Veuillez le spĂ©cifier clairement. Sinon, dites le nous. Ecrivez dans la langue de travailde lâorganisation Ă qui vous envoyez votre e-mail. Si cela n est pas votre langue maternelle, essayez de trouver quelquâun qui puisse vĂ©rifier votre mail, et si besoin, corriger vos erreurs. Veuillez noter que vous pouvez envoyer des e-mails Ă CRIN en anglais, français et en espagnol. Ne transmettez pas de lâinformation inexacte ou des dĂ©tails qui seraient privĂ©s. Si un e-mail contient une information dĂ©licate ou confidentielle, dites-le nous. Le contenu Contentez vous dâun e-mail ne dĂ©passant pas une page. Utilisez des phrases courtes et des mots succincts (comme un communiquĂ© de presse). Ne pas surcharger lâe-mail avec de lâinformation inutile que le lecteur nâaurait pas le temps de lire. ATTENTION aux e-mails frauduleux.
Veuillez joindre un fichier uniquement sâil contient de lâinformation pertinente et qui est reliĂ©e directement avec le contenu de votre e-mail.
Recherchez une personne contact Ă qui vous pouvez adressez votre e-mail.
Utilisez une forme simple et de type standard.
Soyez certain dâavoir transmis les bonnes coordonnĂ©es! Il est si facile de faire une faute de frappe dans lâadresse e-mail ou tout simplement se tromper dâadresse.
Ecrivez dans un langage simple et expliquez le plus clairement possible ce que vous voulez précisément.