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La regla de oro para escribir correos electrónicos es que sean directos, claros y concisos. Siguiendo en la misma línea que en las notas de prensa, antes que nada hay que pensar qué es lo que se quiere decir y mantenerlo lo más sencillo posible. Recuerde que es posible que la persona a quien escribe reciba diariamente muchos correos electrónicos y que no tenga el tiempo de leer con detenimiento cada uno de ellos. QUE SI HACER SI escriba una palabra clave o una clara indicación del asunto a tratar. Por ejemplo ‘Solicitud de entrada proyecto A’ QUE NO HACER NO escriba un título demasiado largo o vago. Por ejemplo, ‘Solicitud de entrada para proyecto B que se realizará en la provincia de… etcétera. QUE SI HACER SI incluya un documento adjunto cuando contenga información relevante relacionada con el contenido del correo electrónico. QUE NO HACER NO incluya todo el contenido del correo electrónico como documento adjunto, pues el simple hecho de tener que abrir dicho documento constituye una tarea adicional para el lector y le da una excusa para borrarlo. Considere también que algunos correos electrónicos tienen limitaciones o problemas para descargar archivos adjuntos. QUE SI HACER SI encuentre la persona indicada a la que tiene que enviar el correo SI redacte el correo de manera atenta QUE NO HACER NO envíe correos impersonales o que parezcan que se han enviado a miles de personas. Es más probable que una persona lea un correo dirigido directamente a ella, a su empresa u organización. NO escriba la dirección o teléfono del destinatario al inicio del correo (como en una carta) pues resulta innecesario y excesivamente formal. QUE SI HACER SI utilice un tipo de letra sencillo y estandarizado QUE NO HACER NO utilice un tipo de letra grande o con distintos colores, no utilice dibujos o fotografías a menos de que sean necesarias o relevantes. Cualquiera de las anteriores puede parecer informal, poco profesional y puede tomar tiempo para descargar. Usualmente los colores brillantes hacen difícil la lectura del correo electrónico. QUE SI HACER SI asegúrese de haber incluido los detalles correctamente! Se sorprenderá de qué fácil es cometer un error al escribir una dirección de correo electrónico, un teléfono, etcétera. SI incluya los datos siguientes : el nombre completo de la empresa u organización, Código Postal, teléfono y fax, Sitio de Internet (de existir) y correo electrónico. Si el correo electrónico contiene información destinada a hacerse del conocimiento del publico, asegúrese de mencionar si quiere que sus datos sean también publicados o no. SI investigue el idioma en el que trabaja la organización a la que escribe. Si no es su lengua materna, procure que alguien que domine el idioma revise el documento a fin de corroborar que no tenga errores ortográficos o gramaticales. En CRIN recibimos sus correos electrónicos en inglés, español o francés. QUE NO HACER NO incluya información imprecisa o información privada. Si un correo va a contener información privada o confidencial expréselo claramente. QUE SI HACER SI redacte de una manera sencilla, explicando claramente lo que se quiere o lo que ofrece. SI redacte el correo tan corto como sea posible, de no más de una página. SI utilice palabras cortas y sencillas (ver arriba: Notas de Prensa). QUE NO HACER NO acompañe información irrelevante. Tenga cuidado con correos fraudulentos.